Rechnungsprüfung und Transparenz der Lieferantenkonditionen

Projektübersicht

Ein Einzelhändler hatte eine akzeptable Inbound-Abwicklung, aber die kommerzielle Nachbereitung blieb hinter der betrieblichen Realität zurück. Waren konnten zwar entgegengenommen und gelagert werden, doch Rechnungsprüfungen und Lieferantenvereinbarungen wurden nicht immer mit der gleichen Disziplin durchgeführt. Ziel war es, einen kohärenteren Prozess zu schaffen, bei dem sich der physische Eingang, die Rechnungsprüfung und die Zustandsverfolgung gegenseitig verstärken und nicht als separate Arbeitsabläufe ablaufen.

Geschäftliche Herausforderungen

• Der Abschluss der Logistik führte nicht immer zu einer rechtzeitigen kommerziellen Validierung.
• Kreditorenrechnungen waren schwieriger zu prüfen, wenn der betriebliche Dokumentenfluss fragmentiert war. – Handelsteams benötigten eine klarere Sichtbarkeit der aktualisierten Konditionsverträge, nachdem Rechnungen gebucht wurden.
• Der Abstimmungsaufwand nahm zu, wenn Lager, Einkauf und Finanzen auf unterschiedlichen Statusannahmen beruhten.

Design der SAP-Retail-Lösung

• Genutzter Wareneingang als operativer Anker für die nachgelagerte kaufmännische Abwicklung.
• Organisierte Rechnungsprüfung im Hinblick auf tatsächlich erhaltene Waren und Dokumentenkonsistenz.
• Strukturierte die Überprüfung aktualisierter Lieferantenkonditionsverträge nach der Buchung eingehender Rechnungen.
• Klärung der Verantwortlichkeiten zwischen Lager, Beschaffung und Finanzen für jeden Schritt des Prozesses.

Erwartete geschäftliche Auswirkungen

• Stärkung der Kontrollumgebung rund um die Lieferantenabrechnung und kommerzielle Compliance.
• Reduzierte Unklarheiten in der Beziehung zwischen dem, was eingegangen ist, was in Rechnung gestellt wurde und was noch zu klären ist.
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Beschaffungs- und Finanzteams.
• Schaffung einer besseren Grundlage für die spätere Berichterstattung über Rabatte, Abzüge und Abrechnungsergebnisse.

Empfohlene nächste Schritte

Eine nützliche Folgephase wären Analysen zur Rückerstattungsrealisierung, eine Analyse der Grundursache blockierter Rechnungen und Lieferanten-Scorecards, die an die Rechnungsqualität gekoppelt sind.