Verificación de facturas y visibilidad del contrato de condiciones del proveedor

Descripción general del proyecto

Un minorista tuvo una ejecución entrante aceptable, pero el seguimiento comercial quedó rezagado con respecto a la realidad operativa. Los bienes podían recibirse y almacenarse, pero la verificación de facturas y los controles de acuerdos con proveedores no siempre se realizaban con el mismo nivel de disciplina. El objetivo era crear un proceso más coherente en el que la recepción física, la revisión de las facturas y el seguimiento del estado se reforzaran entre sí en lugar de operar como flujos de trabajo separados.

Retos empresariales

• La finalización de la logística no siempre se tradujo en una validación comercial oportuna.
• Las facturas de los proveedores eran más difíciles de revisar cuando el flujo de documentos operativos estaba fragmentado.
• Los equipos comerciales necesitaban una visibilidad más clara de los contratos de condiciones actualizados después de que se publicaran las facturas.
• El esfuerzo de conciliación aumentó cuando el almacén, las compras y las finanzas trabajaron a partir de diferentes supuestos de estado.

Diseño de solución SAP Retail

• Entrada de mercancías usadas como ancla operativa para el procesamiento comercial posterior.
• Verificación de facturas organizada en torno a la mercancía recibida real y la coherencia de los documentos.
• Estructuré la revisión de los contratos de condiciones de proveedores actualizados después de que se publicaron las facturas entrantes.
• Responsabilidad clara entre almacén, adquisiciones y finanzas para cada paso del proceso.

Impacto empresarial esperado

• Fortalecí el ambiente de control en torno a la facturación de proveedores y el cumplimiento comercial.
• Reducción de la ambigüedad en la relación entre lo recibido, lo facturado y lo que quedaba por aclarar.
• Mejora de la colaboración entre los equipos de adquisiciones y finanzas.
• Creé una mejor base para informes posteriores sobre reembolsos, deducciones y desempeño de liquidación.

Próximos pasos recomendados

Una fase de seguimiento útil sería el análisis para la realización de reembolsos, el análisis de la causa raíz de las facturas bloqueadas y los cuadros de mando de los proveedores vinculados a la calidad de las facturas.