Conversión automatizada de solicitud de compra a orden de compra

Descripción general del proyecto

Para las categorías de mercancías rutinarias con patrones de compra repetitivos, el minorista quería que los equipos de adquisiciones dedicaran menos tiempo a la creación de órdenes de compra administrativas y más tiempo a la gestión de excepciones. La oportunidad no era eliminar el control, sino formalizar las reglas de fuente de suministro para que SAP Retail pudiera acelerar la conversión de una solicitud a un pedido de proveedor allí donde los datos maestros y los acuerdos comerciales ya eran estables.

Retos empresariales

• Los artículos de rutina consumían un esfuerzo desproporcionado del comprador porque las solicitudes se convertían manualmente una por una.
• La determinación de proveedores no siempre se aplicó de manera consistente en todas las categorías y niveles organizacionales.
• Los retrasos administrativos aumentaron el tiempo entre la identificación de la demanda y la liberación del pedido.
• Los usuarios no compartieron un conjunto de reglas estándar sobre lo que debería automatizarse y lo que debería permanecer basado en excepciones.

Diseño de solución SAP Retail

• Revisé los requisitos previos de datos maestros de proveedores, compras y artículos necesarios para la automatización controlada.
• Se definieron qué grupos de artículos podrían pasar de la planificación de resultados directamente a la creación de órdenes de compra con una mínima intervención del comprador.
• Se utilizaron reglas de gobernanza y lógica de fuente de suministro para separar las adquisiciones de rutina de las excepciones que aún requieren revisión manual.
• Construí un proceso repetible en el que los compradores se centran en anomalías, escasez, problemas contractuales y situaciones especiales de pedidos.

Impacto empresarial esperado

• Acorté el ciclo administrativo para transacciones de compras repetitivas.
• Mejora de la coherencia en la ejecución de adquisiciones entre artículos y proveedores comparables.
• Liberé a los compradores para que dedicaran más tiempo a la negociación, el seguimiento de proveedores y la prevención de escasez.
• Variación reducida del proceso que normalmente aparece cuando varios usuarios mantienen el mismo tipo de pedido de diferentes maneras.

Próximos pasos recomendados

La siguiente fase lógica es la segmentación de proveedores, análisis de excepciones más sólidos y reglas alternativas para la sustitución temporal de proveedores.